Käsi ylös kaikki te, jotka tykkäätte tapahtumista! Ja toisen käden saa nostaa pystyyn, jos rakastaa yhdistelmää tapahtumat ja ruoka. Minä ainakin nostan molemmat kädet pystyyn. Tämä on kuulkaas sellainen yhdistelmä, joka saa minut innostumaan ja liikahtamaan kotisohvalta.

Xamkin järjestämä ruokaoivallus ®- kilpailu käynnistyi helmikuun puolessa välissä. Kilpailutyö pitää tänä vuonna sisällään kaksi osiota: ruokamatkailutapahtuman ideoinnin nuorille sekä tapahtumalle suunniteltavan ruoan. Herkullinen yhdistelmä. Koska ruokatuotteiden suunnittelusta en osaa jakaa vinkkejä, ainoastaan vankan käyttäjäkokemuksen kautta, päätin keskittyä itse tapahtumaan ja jätän ruokatuotteen vinkkien jakamisen kollegoille.

Mitä ruokamatkailutapahtuman suunnittelussa tulisi sitten ottaa huomioon ja mikä olisi erityisesti pidettävä mielessä koko suunnittelun ajan.  Onnistuneen ruokamatkailutapahtuman elementtejä on paljon ja rakentamiseen tarvitaan paljon erilaisia palasia. Onnistuminen on monen asian summa. Osaan näistä voimme itse vaikuttaa vähemmän, osaan taas enemmän. Muistettavaa on myös se, että me ihmiset koemme onnistumisen kovin eri tavalla. Minulle onnistumisen ja tyytyväisyyden tunteen saattaa muodostaa täydellisesti grillattu makkara, toiselle taas onnistuminen rakentuu monimutkaisemmista elementeistä. Ja tässä vaiheessa jo muistutan, ajatuksen ”kaikkea kaikille” voit unohtaa, se ei nimittäin toimi enää vuonna 2023.

Listaan seuraavassa muutaman käytännön vinkin, mitä ruokamatkailutapahtuman suunnittelijan tulisi erityisesti huomioida.

Sääolosuhteet

Asia, johon emme valitettavasti voi vaikuttaa, mutta se kuuluu kuitenkin huomioitavien asioiden listalle. Säällä on suuri vaikutus tapahtuman tunnelmaan, hyvässä ja pahassa. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa tulisi kuitenkin huolehtia siitä, että alueelta löytyy aina myös sisätiloja, erilaisia telttoja tai katoksia. Ne suojaavat myös polttavalta auringolta, joka ei sekään ole aina kaikkien mieleen.

Ilmapiiri & tunnelma

Sanotaan, että ihmiset tekevät tunnelman. Iloiset ja nauravaiset tapahtumavieraat saavat pirteyden tarttumaan, ja toki myös päinvastoin. Tapahtuman henkilökunnalla on tässä suuri merkitys ja tämä saattaa joskus tapahtumajärjestäjältä unohtua. Älä siis unohda henkilökuntaa ja heidän fiilistään. Siihen voidaan usein vaikuttaa monilla pienillä asioilla. Onhan tauotus kunnossa, tarjolla riittävästi virvokkeita ja syötävää, mahdollisuus ruokailla ja istahtaa hetkeksi? Myös yhtenäisellä pukeutumisella on yllättävän suuri vaikutus fiilikseen. Ollaan yhtä isoa perhettä- ajatus on monelle tärkeä fiiliksen nostattajana ja hyvä fiilis tarttuu aina myös asiakkaisiin, ihan väkisinkin.

Vessat

Tätä et saa järjestäjänä unohtaa. Tämä nimittäin saattaa olla osalle se ratkaisevin asia, onko tapahtuma onnistunut vai ei. Itsestään selviä asioitahan on, että vessojen tulee olla siistejä ja niitä tulee olla riittävästi. Ja jos listaa voin vielä jatkaa, ei unohdeta käsisaippuaa- desiä- ja paperia. Olisihan se myös melkoista luksusta, jos tiloissa tuoksuisi puhtaalle ja raikkaalle ja peilistä voisi tarkistaa, onko huulipuna kunnossa tai jäikö hampaiden väliin pala herkullista salaattia.

Siisteys

Ja kun vessat tulee olla siisteinä, ei unohdeta koko tapahtuma-alueen siisteyttä. Huolehdi siis, että alueella on riittävästi roskapisteitä ja mahdollisuus kierrättämiseen. Siivoa alueelta irtoroskia koko tapahtuman ajan ja vaihda roskapussit tyhjiin. Löytyykö alueelta helposti myös mahdollisuus palauttaa pulloja ja tölkkejä? Ja kun mietimme ruokamatkailutapahtumaa, tärkeä on pitää huoli myös myyntipisteiden siisteydestä. Tarkista aina miltä myyntipiste näyttää asiakkaan näkökulmasta katsottuna. Saatat yllättyä.

Opasteet

Olen kärsimätön ihminen ja mikään ei ole ärsyttävämpää kuin käyttää aikaa etsimiseen! Pidä siis huoli, että tapahtuman opasteet ovat kunnossa. Katso tapahtuma-aluetta asiakkaan näkökulmasta. Mistä olisi hyvä opastaa, missä ja miten? Pyydä avuksi henkilökuntaa tai tulevia asiakkaita, kysy neuvoa ja vinkkiä. Huolehdi myös, että opasteet ovat riittävän isoja, eivätkä katoa esimerkiksi ihmisten taakse.

Jonottaminen

Pakollinen paha, joka kuuluu myös ruokamatkailutapahtumiin. Tee siis jonottamisesta helppoa. Kerro asiakkaille missä jonotetaan ja kuinka kauan aikaa tulee varata. Muista myös kertoa toisista myyntipisteistä ja siirrä jonon painetta. Pieni vinkki jää varmasti jonottajan mieleen, positiivisessa mielessä.

Ruoka

Ruokaoivallus®- kilpailussa etsitään ruokamatkailutapahtumaan liittyvää uutta ruokatuotetta. Nyt onkin aika ideoinnin ja uusien ajatuksien. Ei niissä vanhoissakaan toki mitään vikaa ole. Muurinpohjaletut ja grillimakkarat toimivat aina. Vai löytyisikö niistä versio 2.0.? Mieti mistä kohderyhmäsi on kiinnostunut? Löytyisikö toimialan trendeistä mitään sopivaa Etelä-Savon maisemiin? Saimaan alueen ruokakulttuurista saat varmasti inspiraatiota. Aina on muuten fiksua kilauttaa kaverille ja kysyä vinkkiä. On sitten tarjolla oleva ruokatuote millainen tahansa, huolehdi että sitä on tarjolla riittävästi ja älä unohda erikoisruokavalioita.

Kuva: Ruoka ja hyvä musiikki yhdistyvät upeasti Savitaipaleella järjestettävässä Hakamäki- piknik tapahtumassa. Kuva tapahtumasta heinäkuulta 2022. Kuvaajatiedot: Länsi-Saimaan Sanomat/Anniina Meuronen.

Ja loppuun vielä tärkein muistutus, jota et saa ideoinnissa unohtaa. Älä unohda asiakasta!

Blogitekstin takana on Xamkin palveluliiketoiminnan lehtori Hanna Ukkola, jonka mielestä onnistunut ruokamatkailutapahtuma rakentuu tunnelmasta, hyvin paistetusta grillimakkarasta ja lyhyistä vessajonoista.

Kirjoittaja:
Hanna Ukkola
Lehtori
Matkailu- ja nuorisoalan koulutusyksikkö
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu – Xamk

Blogin kansikuva:Pixabay